Contract

Purpose

Manage the labor contract with agreement between Employee and Magestore

Relationship

Type

Employee Category

  • Full Time: Làm full time toàn thời gian
  • Part Time: Làm bán thời gian (6 tháng - 1 năm)
  • Internship: Thực tập (thời gian 3-6 tháng)
  • Probationary: Thử việc

Time of Range

  • Limit: Có thời hạn, hiện nay đang quy định thời hạn 1 năm, 2 năm.
  • UnLimit: Hợp đồng vô thời hạn (là hợp đồng tiếp theo sau khi đã ký hợp đồng 2 năm)

Stage

  • New: Khi Employee tạo hợp đồng thì Create New ở Stage này. Sau khi hoàn thành, có confirmation của anh Steve về việc gia hạn hợp đồng thì chuyển sang Running
  • Running: Là hợp đồng đang có hiệu lực tại Magestore. Tại 1 thời điểm chỉ có 1 hợp đồng có hiệu lực duy nhất.
  • To Renew: Tuỳ theo loại hợp đồng mà thời gian Renew hợp đồng có thể là trước 14 ngày hoặc 45 ngày. Khi quy trình này được kích hoạt, hợp đồng sẽ được chuyển sang trạng thái To Renew.
  • Expired: Khi có hợp đồng mới ở trạng thái Running, hợp đồng cũ ở stage To Renew sẽ được chuyển sang Expired
  • Cancelled: Nhân viên nghỉ việc/không làm việc tại Magestore nữa thì các hợp đồng đã có của người này sẽ được chuyển về trạng thái Cancelled.
  • Archived Sau khi chuyển sang trạng thái Cancelled hợp đồng sẽ được set ở trạng thái Archived.

Activity

Process Create New Contract

New Contract thường sẽ là HĐ thử việc. Nếu bạn được đặc cách ký HĐ chính thức luôn, lưu ý trường Loại Hợp đồng khi bạn đến bước này.

Bước 1. Employee (NLĐ) tạo hợp đồng online trên my magestore

  • Để tạo hợp đồng online, bạn cần làm như sau:
    • Bước 1.1: Chọn module Employees

contract2.png

  • Bước 1.2. Chọn mục Contracts
  • Bước 1.3: Vào cột New, click dấu + để tạo 1 hợp đồng mới. Điền mã hợp đồng và chọn Edit

Mã hợp đồng được định nghĩa như sau:

  • YYYY: Viết tắt của năm ký hợp đồng
  • MM -> Viết tắt của tháng ký hợp đồng
  • English name -> tên tiếng anh của bạn**
  • Bước 1.4: Điền Start dateEnd of Trial Period (chứ ko phải là End Date) của hợp đồng, chọn Employee Category là Probationary (nếu bạn đang tạo HĐ thử việc) và chọn Salary structure là Base for new structures. Sau đó Save

contract3.png

> Lưu ý: Với hợp đồng thử việc, start date là 03/10/2020 (ngày 10 tháng 3 năm 2020) thì End of Trial Period sẽ là sau 02 tháng, ngày 05/09/2020 (tức mùng 9 tháng 5 năm 2020)

  • Bước 1.5: Chọn Request Sign

  • Bước 1.6: Magon sẽ gửi cho bạn một thông báo, chọn Your new contract để tải hợp đồng bản mềm xuống, kiểm tra cẩn thận các thông tin trong hợp đồng, hãy liên hệ MageX nếu có sai xót. Chọn Accept để đồng ý với các điều khoản trong hợp đồng.

Acceptance-Request.png Contract.png

  • Bước 1.7: Một thông báo sẽ được gửi từ Magon Reporter để thông báo sự xác nhận từ bạn và sự xác nhận từ Manager.

Acceptance-confirmation.png

Bước 2. Cam kết bảo mật.

Vì tính chất là công ty công nghệ, làm sản phẩm nên Magestore có yêu cầu thêm với nhân viên khi bắt đầu đến làm việc cần ký Cam kết bảo mật với công ty. Vậy nên bên cạnh hợp đồng thử việc, các bạn cũng cần Cam kết bảo mật.

  • 2.1: Download Cam kết bảo mật ở đây.

  • 2.2: Chỉnh sửa thông tin theo như hướng dẫn trên mẫu.

  • 2.3: Gửi email đính kèm bản Cam Kết Bảo Mật theo địa chỉ: steve@magestore.com với Title: [Tên tiếng anh] - Cam kết bảo mật.

Process Renew Contract

Contract sẽ được gia hạn trong các tình huống:

  • Từ thử việc lên Full time 1 năm
  • Từ Full time 1 năm lên Full time 2 năm
  • Từ Full time 2 năm lên Full time vô thời hạn.

Bước I. Employee tự động renew contract

  • Bước 1.1: Chọn module Employees contract5.png
  • Bước 1.2. Chọn tên bạn
  • Bước 1.3: Chọn mục Contracts - nơi lưu giữ thông tin hợp đồng của bạn
  • Bước 1.4: Click vào Contract thử việc đang có trên hệ thống.
  • Bước 1.5: Vào phần Action và chọn Renew this contract

Khi đó bạn sẽ nhìn thấy một card hợp đồng mới được tạo ra trên hệ thống. Nếu thời gian của HĐ trước có start date và end date chính xác, thì HĐ mới sẽ nhận giá trị tiếp theo (từ thử việc qua 1 năm) Trường Start Date, End Date, loại hợp đồng đã được autofill từ hệ thống. Bạn check lại và nếu có gì sai thì sửa.

  • Bước 1.6: Save HĐ lại và ấn vào nút Request to sign

Bước II. Employee & Manager cùng xác nhận qua Slack

Ngay sau khi nút Request to sign được ấn, một message sẽ được gửi đến channel Slack của nhân viên.

2.1 Employee xác nhận contract

  • Step 1: Open Magon Support channel

  • Step 2: Confirm action

NOTE:

  • Nếu Nhân viên click Accpet, Manager sẽ nhận được message và 2 buttons để confirm (Confirm and Reject)

2.2 Manager xác nhận qua Slack

Khi nhân viên click Accept hợp đồng, Manager sẽ nhận được 1 thông báo trên Magento Support channel. Xác nhận Confirm để process hợp đồng được hoàn tất.

Manger will receive a message after press a button action.

Ghi nhớ

Ngay khi Manager confirm hợp đồng, trạng thái HĐ của bạn từ New sẽ được chuyển thành Running luôn.

Nếu Manager ấn nút Cancel hợp đồng, tự động HĐ sẽ chuyển qua trạng thái Cancelled

Mọi hành động liên quan đến việc gia hạn hợp đồng đều được ghi lại tại phần Log của card hợp đồng đó.